Von Papier zu Digital:
Wie Craftnote für mehr Effizienz im Handwerk sorgt

Die digitale zentrale Ablage ermöglicht Zugriff auf alle Informationen. Mit Craftnote als Baumappe schaffst Du Ordnung für Dokumente, Fotos, Pläne und Anleitungen. Durch die Projekt- und Ordnerstruktur, die Suchfunktion sowie die Aufgabenverwaltung hast Du jederzeit und überall Klarheit. Die Folge: Informationen sind schnell gefunden und nachvollziehbar geordnet.

Unsere Lösung funktioniert für Anwender im Büro browserbasiert. Aus dem Büro können Nachrichten, Bilder und andere Dokumente versendet werden. Unterwegs oder auf der Baustelle funktioniert die Nutzung per App – Inhalte werden bei bestehender Internetverbindung permanent synchronisiert. Sollte mal keine Verbindung bestehen, sind gespeicherte Daten trotzdem gesichert und werden später übertragen.

Ein digitaler Projektbericht oder Rapport kann relevante Bilder, Dokumente und Texte enthalten. Um Informationen auf der Baustelle festzuhalten, kannst Du in der App Fotos machen und diese im Nachgang bearbeiten. Zum Beispiel können wichtige Stellen markiert werden. Zudem hast Du die Möglichkeit, Maßpfeile zu setzen und Notizen in Bildern einzutragen. Lass Dir relevante Dokumente direkt vor Ort vom Kunden digital unterschreiben. Für Kunden oder andere Beteiligte kannst Du die Berichte in Sekunden als PDF exportieren.

Mit der Plantafel lassen sich die Kollegen entsprechend ihrer Fähigkeiten oder Spezialkenntnisse optimal planen. Aufgaben können Mitarbeitern zugewiesen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Dank der Aufgabenverwaltung sehen alle Beteiligten, was innerhalb eines Projekts zu tun ist und wenn eine Aufgabe erledigt wurde. Auch Werkzeuge, Arbeitsplätze in der Werkstatt und Fahrzeuge sind sichtbar. Das stellt sicher, dass jeder über die richtigen Plätze, Geräte und Materialien verfügt, um seine Arbeit effizient und effektiv zu erledigen.

Mit der Plantafel lassen sich Kollegen optimal planen. Jeder Mitarbeiter kann entsprechend seiner Fähigkeiten eingesetzt werden. Schnell wird deutlich, auf welcher Baustelle welcher Mitarbeiter gerade am Werk ist. Zudem kann jeder Kollege sehen, wie viel Zeit für Aufgaben eingeplant ist und welche Schritte folgen. Und falls jemand kurzfristig für ein Projekt ausfällt, weil er zum Beispiel krank ist oder an anderer Stelle aushilft, wird flexibel umgeplant. Alle Verfügbarkeiten und Urlaube sind sofort sichtbar. Projektverzögerungen und Engpässe werden schnell erkannt und sind frühzeitig lösbar. Die Auslastung aller Mitarbeiter wird damit transparent.

Die vorausschauende Planung von Ressourcen, wie z.B. Werkzeugen, Arbeitsplätzen in der Werkstatt und von Fahrzeugen, ist mit der Plantafel ein Kinderspiel. Sie stellt sicher, dass Betriebe über die richtigen Plätze, Geräte und Materialien verfügen, um ihre Arbeit effizient und effektiv zu erledigen. Sie trägt dazu bei, Ausfallzeiten zu minimieren, weil klar ist, wie lange auf Werkzeuge gewartet werden muss. Darüber hinaus kann die Ressourcenplanung zur Optimierung der Ressourcennutzung beitragen, was Verschwendung verringert und Geld einspart. Durch vorausschauende Planung und aktives Ressourcenmanagement lassen sich die Effizienz und Rentabilität verbessern.

Kollegen und andere Projektpartner freuen sich über eine funktionierende Koordination, die sicherstellt, dass sie auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Der Blick aufs große Ganze offenbart außerdem Probleme und Risiken der Planung, denen Du anschließend begegnen kannst – noch bevor sie überhaupt zu Herausforderungen werden. Letztlich sorgt eine gelungene Projektkoordination für zufriedene Kunden.

Um den unterschiedlichen Ansprüchen eines jeden Arbeitstages in Hinblick auf die Zeiterfassung gerecht zu werden, hilft Craftnote – als digitale Stoppuhr für die Hosentasche. Auf der Baustelle und im Büro können Fahrt- und Arbeitszeiten für jedes Projekt sowie jeden Mitarbeiter separat mit der Zeiterfassung protokolliert werden. Das funktioniert entweder per Klick auf die Stoppuhr oder manuell durch die Eingabe von Start- und Endzeiten, zum Beispiel am Ende eines Arbeitstages.

Gespeicherte und synchronisierte Zeiten ermöglichen wertvolle Auswertungen der Arbeitszeiten pro Aufgabe, Projekt, Mitarbeiter oder Zeitraum. Alle Zeitdaten lassen sich für eine anschließende Verarbeitung nutzen, bspw. um schnell und präzise Rechnungen zu erstellen. Aufbewahrungsfristen und Dokumentationspflichten sind damit mühelos einzuhalten. Craftnotes Zeiterfassung ist gesetzeskonform. Kein Nachfragen und Hinterherrennen mehr.

Craftnote bietet Dir einheitliche und immer lesbar ausgefüllte Berichte für Deinen Betrieb. Digitale Formulare mit vordefinierten Feldern werden projektbezogen ausgefüllt. So kannst Du Formulare am Tablet oder Smartphone füllen, bearbeiten und speichern. Das Dokument ist direkt im Anschluss für alle Beteiligten verfügbar. Beispielsweise kannst Du Berichte, Rapporte und andere PDF-Formulare erstellen und nutzen: Abnahmen, Angebote, Lieferscheine, Protokolle, Rapporte, Schadensmeldungen, Stundenzettel, Wartungen, uvm. Zusätzlich können ganze Projektberichte aus dem Verlauf des Chats heraus in kurzer Zeit erstellt werden.

Rapporte oder andere Dokumente können direkt auf dem Smartphone oder Tablet unterzeichnet werden. Speichere einen Projektbericht mit relevanten Bildern, Dokumenten und Chatverlauf als PDF. Diese lässt sich ganz einfach exportieren. So kannst Du die Transparenz gegenüber Kunden oder anderen Beteiligten ganz einfach erhöhen.

Damit der Abschied von Papierzetteln leichter fällt, nutze Deine bewährten Formulare einfach weiter – nur eben digital. Lasse Dir von unserem Partnerunternehmen eine individuelle PDF-Vorlage erstellen, beispielsweise für Tages- oder Regieberichte, Checklisten oder Mängelerfassungen.

Mitarbeiter kommunizieren in gewohnter Weise projektbezogen per Chat, ohne dass Informationen verloren gehen. Für jedes Projekt werden Informationen, Bilder und Formulare gespeichert und sind so für alle Beteiligten auffindbar. Mit der starken Suchfunktion durchsuchst Du alles nach relevanten Infos, bspw. Kundendaten, Aufgaben und Chatnachrichten. Dank der cloudbasierten Synchronisation sind die Inhalte sofort auf allen Geräten verfügbar, absolut datenschutzkonform.

Solltest Du Funktionalitäten außerhalb von Craftnote benötigen, ist es möglich, eine schon bestehende Branchensoftware zu verknüpfen. So ist bspw. die automatische Erstellung von Projekten als auch ein einfacher Datenaustausch zwischen verschiedenen Softwarelösungen möglich.

Wenn ein externer Dienstleister, Geschäftspartner oder Kunde keinen Zugriff auf Daten in Craftnote hat und es auch keine Schnittstelle für den Datentransfer gibt, können alle Daten exportiert werden. Ein Projektbericht kann aus der WebApp mit wenigen Klicks komplett heruntergeladen werden. Er beinhaltet alle Bilder, Dokumente, Texte und den Chatverlauf in chronologischer Reihenfolge. Das sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Einzelne Formulare/Dokumente können jederzeit separat geteilt und exportiert werden.

Nimm Fotos vor Ort auf und bearbeite sie einfach: Markiere wichtige Punkte, füge Maßpfeile und relevante Hinweise direkt in die Bilder ein und dokumentiere so den Stand der Dinge. Erfasse, speichere und teile Deine Projektdaten einfach und sicher. Erstelle digitale Berichte in Sekundenschnelle – komplett mit relevanten Bildern, Dokumenten und Texten. 

Die digitale zentrale Ablage bietet einen einfachen Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Mit der digitalen Baudokumentation kannst Du eure Dokumente, Fotos, Pläne und Nachrichten nachvollziehbar ordnen und so jederzeit einfach finden. Durch die Projekt- und Ordnerstruktur, die Suchfunktion und die Aufgabenverwaltung hast Du die volle Kontrolle über die Daten und kannst schnell auf die benötigten Informationen zugreifen.

Mit Craftnote bleiben Mitarbeiter in Verbindung, egal wo sie sind. Ob im Büro mit einer browserbasierten Plattform oder unterwegs mit der App – Informationen können immer ausgetauscht werden. Sollte mal keine Internetverbindung verfügbar sein, wird weiterhin alles gespeichert und erneut synchronisiert, sobald das Gerät wieder online ist.