Fortmann Haustechnik GmbH Mit digitalen Strukturen zu nachhaltigem Erfolg

Jendrik Fortmann gründete im August 2019 die Fortmann Haustechnik GmbH – ein mutiger Schritt, der kurz vor der Corona-Pandemie zu einer spannenden Herausforderung wurde. Mit einem Monteur startete er sein Unternehmen, das sich auf Haustechnik und erneuerbare Energien spezialisiert hat. Von Beginn an war klar: Digitalisierung und Struktur sind der Schlüssel zu einem effizienten Arbeitsablauf.

„In der Meisterschule lernt man nicht, was man als Unternehmer wirklich braucht: Strukturen schaffen und Systeme aufbauen. Da musste ich mich selbst reinfuchsen.“

Durch den Aufbau einer strukturierten Arbeitsweise und einer digitalisierten Dokumentation wuchs das Unternehmen stetig. Inzwischen arbeiten 14 Mitarbeiter bei Fortmann Haustechnik, und die Auftragslage bleibt stabil.

Im Jahr 2020 begann Jendrik Fortmann, sich intensiver mit Craftnote auseinanderzusetzen. Zwar hatte er die App schon früher entdeckt, doch erst durch ein Unternehmercoaching erkannte er das Potenzial für sein Unternehmen. „Es wurde klar, dass wir eine Software brauchen, die den Projektbereich effizient organisiert.“ Zuvor waren Bilder, Notizen und Dokumente auf verschiedenen Plattformen verteilt – ein Zustand, der unnötig Zeit und Nerven kostete.

Durch Craftnote änderte sich das. Die Software wurde zur digitalen Bauakte, die alle relevanten Informationen bündelte: Angebote, Aufträge, Materialbestellungen und Baudokumentationen sind nun zentral zugänglich.

„Als wir mit Craftnote angefangen haben, wurde eigentlich alles einfacher.“

Dank Craftnote haben die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen, ohne auf umständliche Papierakten oder verschiedene Apps angewiesen zu sein. Besonders der Chat innerhalb der Software hat sich als effizientes Kommunikationsmittel etabliert.

„Früher mussten wir per WhatsApp oder E-Mail kommunizieren, jetzt läuft alles über Craftnote – und es ist viel strukturierter.“

Durch den Einsatz von Craftnote konnte Fortmann die Effizienz seines Teams erheblich steigern. Während er vorher nur zwei Montageteams betreuen konnte, schafft er nun vier. „Meine Zeit wurde fast halbiert.“

Neben der Zeitersparnis profitiert das Unternehmen auch finanziell: „Ich würde sagen, wir sparen im Jahr rund 50.000 € allein durch die optimierte Organisation und die Vermeidung von Doppelarbeit.“

Ein Erlebnis aus Fortmanns Arbeitsalltag zeigt, wie wertvoll die lückenlose Dokumentation durch Craftnote sein kann. In einem Streitfall mit einem Kunden konnte die Firma einen Schaden von 45.000 € abwenden – allein durch ein Foto, das in der Bauakte gespeichert war.

„Ohne dieses Bild hätten wir das nicht beweisen können. Craftnote hat uns hier den Tag gerettet.“

Für Jendrik Fortmann war der Umstieg auf digitale Prozesse nicht immer einfach, doch das schrittweise Wachsen mit Craftnote hat sich als Erfolgsrezept erwiesen. Gerade für neue Mitarbeiter, die ins Unternehmen kommen, ist die digitale Arbeitsweise ein echter Vorteil. „Viele fragen sich, warum ihr vorheriger Chef nicht so arbeitet.“

Natürlich gibt es auch Herausforderungen – insbesondere ältere Kollegen tun sich mit der Digitalisierung manchmal schwerer. Doch Fortmann ist überzeugt: „Wenn man sich die Zeit nimmt, um alle Mitarbeiter mitzunehmen und zu schulen, wird jeder den Mehrwert erkennen.“

Fortmann ist sich sicher: Die Digitalisierung im Handwerk ist nicht aufzuhalten. „Aktuell können wir damit noch punkten, aber in drei bis vier Jahren wird das fast jeder Betrieb haben.“ Trotz der rasanten Entwicklung bleibt Fortmann besonnen und fokussiert darauf, die Prozesse weiter zu verbessern.

„Wir haben unser System gefunden, das für uns perfekt funktioniert. Dank Craftnote können wir unseren Arbeitsalltag so strukturieren, dass jeder Mitarbeiter weiß, was zu tun ist – und das ohne viel Rederei.“