Digitale Transformation: Die Erfolgsgeschichte der Urs Haller AG

„Wir haben Craftnotes große Vorteile zu unseren Vorteilen gemacht.“

Die Urs Haller AG existiert als Maler- und Gipser-Betrieb bereits seit mehr als 40 Jahren. Im Jahr 2015 haben die Brüder Sascha und Fabian Haller den Betrieb von ihrem Vater übernommen. Seitdem leitet Sascha Haller die Gipserei und Fabian Haller die Maler-Abteilung. Mit den jungen Geschäftsführern kam auch die Entscheidung, sich auf Privatkunden im Umbau- und Renovationsbereich zu fokussieren. Gleichzeitig hatten sie die Idee, das Unternehmen besser zu strukturieren und die Prozesse zu vereinfachen. Dies führte sie auf den Weg der Digitalisierung. Unter dem Slogan „Wohlfühlen mit Mehrwert“ geben sie mit ihren 14 Mitarbeitern täglich ihr Bestes, damit ihre Kunden sich zu Hause wohlfühlen.

Um Klarheit über die Prozesse im Unternehmen zu erhalten, starteten Sascha und Fabian Haller zunächst mit einer Projektakte in Papierform. Diese gaben sie dem Vorarbeiter mit. Meist landete die Akte im Auto und war bei der Abrechnung nicht mehr auffindbar oder es fehlten Informationen. Das führte dazu, dass die Geschäftsführer sich auf die Suche nach einer digitalen Lösung machten. Die zunächst gewählte Plattform erreichte aber schnell ihre Grenze. Checklisten für erledigte Aufgaben konnten beispielsweise nicht erstellt werden und auch für die Baustelle war sie Sascha Haller zufolge nicht optimal. Nach etwas Recherche stieß die Geschäftsführung dann auf Craftnote und führte die Software ins Unternehmen ein. Für Sascha Haller waren insbesondere die Checklisten ein starkes Argument. Sie sind einfach zu kreieren, zu implementieren und man kann sie auch noch digital unterschreiben.

In der Urs Haller AG nutzen inzwischen alle Mitarbeiter Craftnote. Das hat viele Vorteile für das Unternehmen. So gelangen Informationen schnell von einem Mitarbeiter zum anderen. Die Geschäftsführung oder die Projektleiter werden für die Übergaben nicht mehr bei jedem Projekt benötigt. Beispielsweise beginnt der Gipser ein Projekt mit der digitalen Checkliste und beendet es mit einer Materialliste in Craftnote. Der Maler erhält so bei der Übergabe alle Informationen über Besonderheiten, ohne dass eine weitere Person involviert wird. Die Übergabe erfolgt einfach per Chat. Fragen können schnell und einfach beantwortet werden und auch Bilder helfen bei der Verständigung.

Die PDFs für die Checklisten kreiert Sascha Haller selbst.

„Jeder kann im Prinzip ohne Programmierkenntnisse mit ein bisschen YouTube-Anleitung Checklisten und PDFs mit Unterschriftenfeld erstellen.“

Beispielsweise hat Sascha Haller PDFs erstellt, mit denen er und sein Team vor Ort beim Kunden kleine Aufträge direkt erfassen können. Auch Zusatzwünsche können die Mitarbeiter so direkt ins Angebot einfügen, den Preis in das PDF einsetzen und vom Kunden unterschreiben lassen. Die Kopfdaten zum Kunden und der Firma sind sowieso schon direkt im Formular vorausgefüllt.

Die Plantafel von Craftnote ist für Sascha Haller und seine Mitarbeiter ebenfalls eine große Hilfe. Jeder kann einfach nachschauen, bei welchem Projekt er eingeteilt ist. Klickt man auf das entsprechende Projekt, erhält man zudem alle wichtigen Informationen zur Baustelle.

„Somit ist der Mitarbeiter besser vorbereitet und er ist lockerer, weil er nicht am Morgen überrascht wird. Er kann ja, wenn er will, zwei Monate vorausschauen, wo er eingeteilt wird,” sagt Sascha Haller über die Plantafel.

Insgesamt müssen Projektleiter und Geschäftsführer in der Urs Haller AG mit Craftnote viel weniger auf die Baustellen fahren. Die digitale Baudokumentation mit den Checklisten hilft zudem dabei, Mängel und Beschädigungen zu erfassen, die nicht vom Unternehmen verursacht wurden. Das spart einiges an Kosten.

Auch hilfreich und zeitsparend ist für Sascha und Fabian Haller die Schnittstelle zwischen Craftnote und ihrer Website. Über das Kundenformular können ihre Kunden direkt ihre Daten eingeben und diese landen als neues Projekt in Craftnote.

„Insgesamt sind wir mit der Digitalisierung und Craftnote schneller und sparen Zeit. Das ist ein großer Vorteil.“

Auch die Mitarbeiter der Urs Haller AG sehen die Vorteile der Digitalisierung. Die Implementierung brauchte allerdings Zeit und Unterstützung.

„Selbstverständlich benötigt es eine große Portion Geduld, bis sich Handwerker auf der Baustelle an die digitalen Hilfsmittel gewöhnt haben – aber es lohnt sich.”

Sascha Haller erklärt, dass auch die älteren Kollegen Craftnote sehr gut angenommen haben und es mindestens genauso gut machen wie die jungen Kollegen. Seiner Meinung nach kommt es darauf an, wie die Mitarbeiter eingestellt sind, Neues zu lernen.