Welche App für Zeiterfassung im Handwerk?

Eine Zeiterfassungsapp ist eine Softwarelösung, mit der Arbeitszeiten festgehalten werden. Eine solche App installieren Nutzer auf einem mobilen Endgerät wie einem Smartphone oder Tablet. Unabhängig vom Einsatzort zeichnen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten dann mithilfe der App auf.

Seit dem 13. September 2022 existiert eine generelle Pflicht zur Zeiterfassung. Obwohl sich eine Tendenz zur elektronischen Zeiterfassung zeigt, ist bisher noch keine Form vorgeschrieben.

Um die Arbeitszeiten digital und mobil zu erfassen, gibt es verschiedene Apps. Sie unterscheiden sich etwa in ihrer Zielgruppe, in ihren Funktionen, in der Benutzerfreundlichkeit und im Preis. Hier findest Du drei Beispiele:

• Clockify: Die Zeiterfassungssoftware Clockify richtet sich an Teams. Es gibt eine kostenlose Version, mit der eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern ihre Arbeitszeiten zu vorher definierten Aufgaben erfassen. Vergisst jemand seine Zeiten aufzuzeichnen, erhält die Person eine Erinnerung. In einer Tabelle siehst Du die erfassten Zeiten und damit Anwesenheit und abrechnungsfähige Stunden. Du kannst genau sehen, welcher Mitarbeiter an welchem Projekt arbeitet. Für zusätzliche Funktionen zahlst Du ein monatliches Abonnement. Die kostenlose Version bietet nur Grundfunktionen und begrenzte Einblicke.

• Timetac: Die Zeiterfassung von Timetac zeichnet sich durch ihren modularen Aufbau aus. Dadurch ist Timetac gleichermaßen für kleine, mittlere und große Unternehmen verschiedener Branchen geeignet. Neben der Arbeitszeiterfassung lassen sich abhängig vom Bedarf Projektzeiten aufzeichnen oder Urlaubs- und Abwesenheitszeiten dokumentieren. Es gibt keine Möglichkeiten für eine direkte Rechnungsstellung.

• Craftnote: Craftnote ist die beste Option für Handwerker. Handwerker erfassen ihre Arbeitszeiten mit Craftnote direkt von der Baustelle. Im Büro sind die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters für den jeweiligen Auftrag einseh- und dann auswertbar. Durch zuvor definierte Arbeitsarten lassen sich so etwa Pausen, Kundengespräche, Fahrzeiten oder Arbeiten auf der Baustelle erkennen. Dir ist es möglich, die erfassten Zeiten bei Bedarf mit nur einem Klick zu exportieren. Neben der Zeiterfassung bietet die App noch andere nützliche Hilfe und optimiert den gesamten Betrieb. Craftnote vereinfacht die Baustellendokumentation und dient als internes Kommunikationsmittel.

Für eine mobile Zeiterfassung braucht es eine App, die Nutzer auf einem Smartphone oder Tablet installieren. Das gestattet ihnen, ihre Arbeitszeiten ortsunabhängig zu erfassen. Gibt es vor Ort keine Internetverbindung, müssen die erfassten Zeiten offline gespeichert und einfach im Nachgang online synchronisiert werden können. Je nachdem, mit welchen Geräten die Mitarbeiter ausgestattet sind, muss die digitale Lösung für das jeweilige Betriebssystem verfügbar sein.

Um möglichst alle Mitarbeiter abzuholen, ist es sinnvoll, wenn eine Zeiterfassungsapp verschiedene Methoden der Zeiterfassung unterstützt. So zum Beispiel das Starten und Stoppen einer Stoppuhr oder das manuelle Eintragen der Zeiten. Die beiden Möglichkeiten sollten so einfach wie möglich gestaltet sein. So etwa durch eine deutlich sichtbare Schaltfläche zum Aktivieren und Pausieren der Zeit. Eine einfache Handhabung und intuitive Bedienoberfläche erhöhen die Akzeptanz bei den Nutzern.

Welche App für Zeiterfassung bietet sich an? Die Auswahl einer Zeiterfassungsapp hängt von den Anforderungen und Bedürfnissen des Betriebs ab. Für die reine Arbeitszeiterfassung könnten schon kostenlose Anwendungen infrage kommen. Möchtest Du den Betrieb insgesamt optimieren, ist eine umfassende Lösung zu empfehlen. Als beste App für Handwerker bietet Craftnote zusätzlich zur Zeiterfassung viele weitere nützliche Funktionen. In einer App gebündelt findest Du unter anderem eine Projekt- und Ressourcenplanung, eine Chat-Funktion, eine Dateiablage und digitale Formulare.