Was gehört alles zur Personaleinsatzplanung?

Um den effektiven Einsatz von Mitarbeitern zu planen, sind verschiedene Elemente der Personaleinsatzplanung (kurz PEP) zu beachten:

Arbeitszeitplanung: Sie umfasst die Festlegung der täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden der Mitarbeiter. Ein Betrieb legt zunächst seine allgemeinen Arbeitszeiten fest und leitet daraus Einsatzzeiten der Mitarbeiter und bei Bedarf Schichtpläne ab. Dabei berücksichtigen die Verantwortlichen Überstunden- und Pausenregelungen.

Bedarfsanalyse: Die Grundlage für die Personaleinsatzplanung ist es, den Personalbedarf zu ermitteln. Jedes Projekt oder jeder Auftrag erfordert eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern. Die verfügbaren Arbeitskräfte müssen die anfallenden Aufgaben mit ihren Fähigkeiten abdecken. Darüber hinaus gibt es saisonale Schwankungen, die berücksichtigt werden müssen. Die jeweilige Anzahl und der Umfang der Projekte bestimmen den Personalbedarf. Ein Blick ins Vorjahr hilft bei der Einschätzung. So kann ein Betrieb Engpässe vermeiden und gewährleisten, dass ausreichend qualifizierte Mitarbeiter verfügbar sind.

Qualifikationsabgleich: Ein Betrieb besetzt die vorhandenen Arbeitsplätze und Positionen mit Mitarbeitern, die die erforderlichen Fähigkeiten mitbringen. Beim Planen des Personaleinsatzes werden die Anforderungen der Projekte mit den jeweiligen Qualifikationen der Mitarbeiter abgeglichen. Teams sollten so zusammengestellt werden, dass sich die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter ergänzen. Das fördert die Zusammenarbeit untereinander und die termingerechte Umsetzung von Aufträgen. Eine genaue Abstimmung gewährleistet, dass der Betrieb die Personalressourcen effizient nutzt.

Einsatzplanung: Hier geht es darum, Mitarbeiter basierend auf ihren Qualifikationen und ihrer aktuellen Verfügbarkeit zu bestimmten Projekten, Aufgaben und Kunden zuzuweisen. Um die Anforderungen zu erfüllen, werden jeder Aufgabe die passenden Personalressourcen zugewiesen. So trägt ein Betrieb dazu bei, einen termingerechten Abschluss der Projekte sicherzustellen.

Kommunikation und Abstimmung: Regelmäßige Updates und Besprechungen mit den Mitarbeitern und anderen Abteilungen erleichtern es, die Einsatzpläne besser abzustimmen. Arbeitnehmer sollten ihre Anliegen und Bedürfnisse äußern können. Der regelmäßige Austausch hilft dabei, mögliche Probleme und Herausforderungen in der Einsatzplanung frühzeitig zu identifizieren.

Abwesenheitsmanagement: Bei der Einsatzplanung berücksichtigt ein Betrieb geplante oder kurzfristige Abwesenheiten der Mitarbeiter. Geplante Urlaubszeiten, Fortbildungen oder etwa Elternzeit werden so koordiniert, dass trotz Überschneidungen immer ausreichend Personal für die anfallenden Aufgaben bereit steht. Um krankheitsbedingte Ausfälle oder einen kurzfristigen Urlaubsantrag zu bewältigen, werden Aufgaben oder Kundenprojekte auf andere Mitarbeiter umverteilt.

Dokumentation und Nachverfolgung: Um künftige Planungen zu optimieren, sollte ein Betrieb die Einsatzpläne erfassen. Im Nachgang können etwa die Einsatzzeiten der Mitarbeiter und die Projektfortschritte ausgewertet werden. Dadurch identifiziert ein Betrieb dann potenzielle Engpässe und kann gezielte Anpassungen vornehmen.

Das Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, die Personalressourcen gezielt einzusetzen. Sie bringt Klarheit für alle Beteiligten: Mitarbeiter wissen genau, wann und wo sie eingesetzt werden und mit wem sie zusammenarbeiten. Eine effektive Personaleinsatzplanung bietet zahlreiche Vorteile:

• Klare Strukturen und Zuständigkeiten für Mitarbeiter
• Optimale Auslastung ohne Über- oder Unterforderung
• Vermeidung von Leerlaufzeiten und unnötigen Überstunden
• Flexibilität bei schwankender Auftragslage
• Kostenersparnis durch effiziente Ressourcennutzung

Eine vorausschauende Planung ermöglicht, auch auf kurzfristige Änderungen schnell zu reagieren und rechtzeitig entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Besonders effizient und übersichtlich gelingt die Personaleinsatzplanung mit einer digitalen Lösung. Eine davon ist Craftnote. Mit der Handwerker App erhältst Du ein Planungstool an die Hand, mit dem Du Personaleinsätze einfach und übersichtlich planst.

Unkompliziert fügst Du Mitarbeiter, Ressourcen und Projekte hinzu und ordnest die einzelnen Elemente via “drag and drop”. So bekommst Du einen Überblick über freie Ressourcen und Verfügbarkeiten. Änderungen siehst Du in Echtzeit. Dadurch behalten Du und Deine Kollegen Termine und Projekte jederzeit im Blick. Alle Beteiligten sehen ihre Einsatzzeiten und können erkennen, mit wem sie auf welcher Baustelle eingeteilt sind.

Wenn ein Betrieb den Personaleinsatz optimal plant, erhöht er die Effizienz. Er trägt dazu bei, die Kosten zu senken und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu stärken. Leerlaufzeiten oder Überlastungen werden vermieden. Mit digitalen Tools wie Craftnote wird die Planung einfach – Du behältst den Überblick über Projekte, Ressourcen und Kapazitäten, ohne Dich in Papierkram zu verlieren.