Warum Dein Handwerksbetrieb kein WhatsApp nutzen sollte
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Anfang Januar dieses Jahres wunderten sich alle Nutzer des beliebten Messenger-Dienstes WhatsApp über eine besondere Benachrichtigung beim Öffnen der App. Wer die Applikation weiter nutzen will, muss bis zum 8. Februar 2021 den neuen Nutzungsbestimmungen zustimmen. Die Folge: Kritik von privaten Usern, Datenschützern und Politik, die Verlängerung der Frist bis Mai sowie letztendlich ein erheblicher Nutzerschwund. Manche Medien titelten schon scherzhaft von einem „WhatsApp-Sturz“. Doch die neuen AGBs sind nicht die ersten Kritikpunkte am Unternehmen, das seit 2014 zum Facebook-Konzern gehört. Gerade im Bereich Datenschutz, DSGVO und betrieblicher Nutzung gibt es Grauzonen und Nachteile, die auch Handwerksbetriebe betreffen.
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Verstöße gegen die Datenschutzgrundverordnung, suboptimale Kommunikation auf der Baustelle und keine branchenspezifischen Funktionen sind nur einige Nachteile. Höchste Zeit, sich nach einer effizienten und sicheren Alternative umzusehen.
Die Problematik mit den neuen AGB
Hier stellt sich die Frage, was es mit den neuen Nutzerbestimmungen auf sich hat, denen bis zum 15. Mai zugestimmt werden muss. Dabei gibt es zweierlei Maß: Für die weltweiten Nutzer bedeutet das, dass sie alle WhatsApp-Daten automatisch auch mit dem Mutterkonzern Facebook teilen. Was dieser mit den Daten macht, bleibt intransparent. Für Nutzer in der EU gilt allerdings eine Sonderregel. Diese sollen von der weiteren kommerziellen Nutzung ihrer Daten von Facebook ausgenommen sein. Sonst verstieße Whatsapp gegen die DSGVO.
Doch Datenschützer bemängeln, dass sich das mit den Angaben in den neuen AGBs widersprechen könnte.
Doch Datenschützer bemängeln, dass sich das mit den Angaben in den neuen AGBs widersprechen könnte. Denn das Unternehmen gibt an: „Unter Umständen teilen wir Informationen über dich innerhalb unserer Unternehmensgruppe, um verschiedene Aktivitäten zu erleichtern, zu unterstützen und zu integrieren".
WhatsApp fordert ohnehin eine Vielzahl an Daten von Benutzern ein. Darunter:
Was für ein Handy und Betriebssystem verwendet wird
Wie der Batteriestand ist
Infos über das Mobilfunknetz
Kontakte aus dem Adressbuch des Handys und Whatsapp-Konto-Informationen
Profilbilder
IP-Adressen
Standortinformationen und viele weitere Daten
Allerdings kann WhatsApp keine Nachrichten mitlesen aufgrund der entworfenen Verschlüsselung, die sich bis auf die Server fortsetzt, auf denen sie laut Unternehmen gelöscht werden.
Das heikle Thema: Datenschutz und Whatsapp im Handwerk
Meta-Daten
Vor allem geht es dem Konzern darum, Meta-Daten zu sammeln. Das sind so gesagt Daten über eigentliche Daten. Zum Beispiel der Standort und Zeitpunkt einer abgeschickten Nachricht oder an wen sie geschickt wurde. So lassen sich Nutzerprofile entwickeln, die für Werbung genutzt werden können. Hier muss nach DSGVO eine Zustimmung erfolgen. Für den privaten Gebrauch der App ist das nicht explizit datenschutzrechtswidrig. Doch bei werblicher Nutzung der Daten, wie es beispielsweise Facebook anwendet, ist das weniger klar.
Kontaktdaten
Zum anderen ist der Vorgang des Kontaktlisten-Uploads beim Nutzen der App heikel. Zwar muss WhatsApp wissen, wen sie alles aus der Liste in die App integrieren kann, doch diese Daten werden unverschlüsselt gespeichert. Somit landen zum Beispiel auch Kontaktdaten auf den Servern, die gar keine App installiert haben. Zudem muss bei der betrieblichen Nutzung – laut DSGVO – eigentlich jeder Kontakt diesem Upload zustimmen. Sonst kann im schlimmsten Fall der Betrieb dafür verklagt werden.
Unverschlüsselte Back-Ups
Auf den ersten Blick hilfreich birgt die Funktion datenschutzrechtliche Risiken. Die App speichert - wenn es gewollt ist - Dateien und Chats vorsichtshalber bei Google oder Apple Profilen ab, damit im Falle eines verlorenen Handys die Daten erhalten bleiben. Da die Firmen nicht in der EU angestammt sind und damit auch nicht die Daten dort speichern, ist die Funktion rechtlich brisant.
Wie sinnvoll ist deshalb eine Nutzung im Handwerksbetrieb?
Wie oben bereits erwähnt, ist die Nutzung für den betrieblichen Bereich in Bezug auf den Datenschutz ungeeignet. Handwerksbetriebe und Handwerker, die Informationen über Baustelle und Kunden über den Messenger kommunizieren, können dafür im schlimmsten Fall belangt werden. Beispielsweise von einem Kunden, der unzufrieden mit der Leistung ist. Für jede Aktion ist die Einwilligung von Dritten einzuholen, um rechtlich abgesichert zu sein. Das stellt einen enormen Aufwand dar.
Für jede Aktion ist die Einwilligung von Dritten einzuholen, um rechtlich abgesichert zu sein.
Die herkömmliche sowie die „WhatsApp Business“-Variante sind zudem für die interne Kommunikation im Handwerksalltag nicht geeignet, was das Unternehmen auch klar in den Nutzungsbedingungen kommuniziert. Nur als zusätzlicher Kommunikationskanal mit Kunden könnte WhatsApp Business infrage kommen.
Dennoch fehlen branchenspezifische Funktionen, die tatsächlich den Arbeitsalltag auf der Baustelle und im Handwerksbetrieb erleichtern können.
Ein Wechsel zur Alternative kann sich lohnen
Eine Alternative für Deinen Betrieb ist die Chat-Funktion in unserer Handwerker-App Craftnote. Denn sie ist zum einen DSGVO-konform und made in Germany und zum anderen bietet sie Dir auf das Handwerk zugeschnittene Funktionen wie zum Beispiel:
Projektbezogene Chats
Foto, Audio, Video-Aufnahmen
Integrierter PDF-Scanner
Ordnerstruktur mit schnell abrufbaren Projektdetails
Mitarbeiter- und Aufgabenverwaltung
Verschlagwortung mit Tags zur schnellen Filterung und Suche
So kann eine effiziente Schnittstelle zwischen Büro und Baustelle hergestellt werden.
So kann eine effiziente Schnittstelle zwischen Büro und Baustelle hergestellt werden. Denn alle am Projekt beteiligten handhaben ihre Kommunikation und Dokumentation über einen übersichtlichen Kanal. Durch Erweiterungen wie der Arbeitszeiterfassung und der Plantafel (Mehr zur Plantafel) lässt sich ein Projekt noch besser über die App abbilden und verwalten. Warum rechtlich unsicher und kompliziert Whatsapp im Betrieb nutzen, wenn es doch eine Lösung speziell für die Handwerksbranche gibt?
