Projektmanagement-Software: Ein Überblick und Vergleich für Handwerksbetriebe

Eine Projektmanagement-Software ist ein Tool beziehungsweise Werkzeug, das Dir hilft, Deine Arbeit mit all den dazugehörigen Projekten zu organisieren, auszuführen und zu dokumentieren. Eine Projektmanagement-Software, die gut zu Deinem Unternehmen passt, kann aber noch viel mehr. Sie verbindet die Arbeitsabläufe miteinander und hilft Dir, Deine Effizienz zu steigern. Softwarelösungen kommen in den unterschiedlichsten Branchen und Bereichen zum Einsatz. Demnach gibt es auch viele verschiedene Kategorien von Tools. Die Auswahl ist groß und reicht von einfachen digitalen Checklisten bis hin zu sehr komplexen Hilfsmitteln. Die richtige Projektmanagement-Software für Dich und Dein Unternehmen findest Du, indem Du Deinen Bedarf definierst.

Fast jede Arbeit beinhaltet Projektmanagement. Insbesondere im Handwerk sind jeder Auftrag und jede Baustelle im Grunde genommen eigene Projekte, die von der Bestellung über die Umsetzung bis zur Abrechnung effektiv gemanagt werden müssen. Dafür eignen sich klassische Hilfsmittel wie Zettel und Stift, aber auch Excel-Tabellen und Dokumente auf dem Computer. Die Nachteile dieser klassischen Hilfsmittel sind viele manuelle Arbeitsschritte, die nicht immer nahtlos ineinander greifen. Eine Projektmanagement-Software ist die effizientere Lösung für Handwerker. Damit koordinierst Du Arbeitsaufträge, Teams, externe Beteiligte und Projektziele einfach und übersichtlich. Projektmanagement-Software ist aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Diese hilft Dir, Deine Projekte effizienter abzuwickeln und damit letztlich Deinen Erfolg zu steigern.

Die Einführung einer Projektmanagement-Software ist eine großartige Möglichkeit für Handwerksunternehmen, ihren gesamten Projektablauf zu optimieren. Hier sind einige Vorteile:

• Effektive Auftragsabwicklung: Mit einer Software planen Handwerker Projekte präzise, weisen Aufgaben zu und verfolgen den Fortschritt in Echtzeit. Dadurch arbeiten sie effektiver.

• Zeit- und Ressourceneffizienz: Die effiziente Planung und Dokumentation von Arbeitszeiten und Ressourcen ist der Schlüssel zu einer gesteigerten Gesamtproduktivität. Verzögerungen lassen sich so vermeiden und Ressourcen optimal nutzen.

• Zentrale Dokumentation: Mit einer Software lassen sich alle wichtigen Informationen zu einem Projekt sammeln und leicht zugänglich speichern. Das ist eine enorme Erleichterung für die Baudokumentation und den Zugriff auf wichtige Daten.

• Transparente Kommunikation: Projektmanagement-Software ermöglicht eine klare und zentralisierte Kommunikation im Team. Dies fördert den Informationsaustausch, minimiert Missverständnisse und trägt zur effektiven Zusammenarbeit bei.

• Verbessertes Mängelmanagement: Eine Software ist das Mittel der Wahl, um das Geschehen auf der Baustelle zu verfolgen und potenzielle Probleme frühzeitig zu minimieren. Zudem ermöglicht sie die Rekonstruktion der Baustelle und die Abwehr ungerechtfertigter Mängelrügen.

• Kundenkommunikation verbessern: Einige Lösungen bieten Möglichkeiten, transparent mit den Kunden zu kommunizieren. So können die Kunden beispielsweise Zugriff auf Projektberichte erhalten. Das stärkt das Vertrauen und fördert die Kundenbindung.

Wer sucht, der findet! Doch die Anzahl der Projektmanagement-Softwares ist riesig. Es gibt viele Programme auf dem Markt. Da ist es gar nicht so einfach, die passende Software für das eigene Unternehmen zu finden. Deshalb haben wir einen Projektmanagement-Software-Vergleich erstellt. Hier findest Du aktuelle und beliebte Software mit Hinweisen, für welche Unternehmen diese geeignet sind.

1. Craftnote: Die optimale Lösung für das Handwerk

Craftnote ist mehr als nur eine einfache Projektmanagement-Software. Craftnote ist eine umfassende Lösung, die auf die Bedürfnisse von Handwerkern eingeht. Neben einer intuitiven Bedienung bietet Craftnote Funktionen, die sich perfekt an Deine Betriebsabläufe anpassen. Als aufeinander abgestimmte App und Webversion erleichtert Dir Craftnote zudem die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle und hilft Dir bei der Auftragsabwicklung. Mit Craftnote digitalisierst Du Deine Arbeitsabläufe und arbeitest so effizienter.

Darum ist Craftnote mehr als nur eine Projektmanagement-Software:

• Mit Craftnotes digitaler Baumappe organisierst und verwaltest Du Deine Projekte optimal – und zwar genau so, wie es die physische Bauakte vormacht.
• In Projekt-Chats gelangen Texte, Sprachnachrichten, Fotos und Dokumente schnell von Mitarbeiter zu Mitarbeiter und bleiben auch für spätere Suchen leicht auffindbar.
• Erhalte mit der Plantafel eine schnelle Übersicht über geplante Projekte, verfügbare Ressourcen, Zeitpläne und geplante Abwesenheiten.
• Arbeitszeiten erfasst Du per App und sie landen direkt im Büro.
• Alle relevanten Dokumente kannst Du mit Craftnote digital verwalten. Standardisierte Berichte oder individuelle Formulare finden so ihren Weg digital ins Büro oder zum Kunden.
• Mit der digitalen Baudokumentation kannst Du die Entwicklung Deiner Baustellen lückenlos abbilden und so die Schuld an Baumängeln schnell von der Hand weisen.

Um sicherzustellen, dass Dein Betrieb das Beste aus der Software herausholen kann, stellt Dir Craftnote auch einen umfangreichen Kundenservice zur Seite. Dieser hilft Dir auch, die Software in den Betrieb einzuführen.

2. Asana: Die ultimative Wahl für Großunternehmen

Asana ist eine der bekanntesten Projektmanagement-Softwares. Nach eigenen Angaben ist Asana vor allem für große Unternehmen das Werkzeug der Wahl. Im Mittelpunkt von Asana stehen die Aufgaben. Benutzer erstellen Aufgaben und Unteraufgaben, um die einzelnen Aufgaben innerhalb eines Projekts abzubilden. So können komplexe Projekte in kleine Teilbereiche zerlegt werden. Die Software ist sehr umfangreich und hilft sowohl bei der Organisation als auch bei der Verfolgung und Auswertung komplexer Projekte. Asana läuft ausschließlich im Browser und kann daher auf jedem Computer genutzt werden. Insgesamt sind die Einsatzmöglichkeiten vielfältig. Neben der Projektorganisation kannst Du Asana auch nutzen, um Kampagnen, Meetings oder Events zu planen.

3. Trello: Die Software für kleinere Projekte

Trello ist eine webbasierte Projektmanagement-Software, die Du auch als mobile App nutzen kannst. Eine virtuelle Pinnwand hilft Dir dabei, Deine Projekte und Aufgaben mit Listen und Karten zu organisieren. So kannst Du ganz einfach verfolgen, wie weit ein Projekt fortgeschritten ist und wer an welcher Aufgabe arbeitet. Bei komplexeren Projekten oder Planungen kann Trello allerdings schnell an seine Grenzen stoßen. Insgesamt ist Trello ein einfaches Tool für kleinere Projekte.

4. Jira: Die beste Wahl für komplexe Aufgaben

Jira ist eine Projektmanagement-Software für große und komplexe Aufgaben. Es ist vor allem für die Fehler- und Projektverfolgung konzipiert. Wie Trello wurde auch Jira von Atlassian entwickelt. Der Fokus liegt jedoch auf der Softwareentwicklung. Insgesamt ist Jira für Teams gedacht, die mehr Funktionen benötigen, als Trello bietet. Um Jira gut und effektiv nutzen zu können, muss man sich genauer damit auseinandersetzen. Jira bietet eine hohe Flexibilität und viele Anbindungsmöglichkeiten an andere Anwendungen.

5. Basecamp: Eine gute Wahl für Anfänger

Eine der ältesten Projektmanagement-Softwares ist Basecamp, die sich an kleine Unternehmen richtet. Die Plattform konzentriert sich ebenfalls auf die Benutzerfreundlichkeit und bietet daher nur die wichtigsten Funktionen. Basecamp ist daher auch für Einsteiger gut geeignet. Allerdings hat das Tool dadurch auch den Nachteil, dass die Möglichkeiten geringer sind als bei anderen Projektmanagement-Softwares. So können Aufgaben nicht benutzerdefiniert angelegt werden und auch das Einrichten von Abhängigkeiten ist nicht möglich. Außerdem ist Basecamp derzeit nur in englischer Sprache verfügbar.

6. InLoox: Eine gute Wahl für Microsoft-Nutzer

Inloox verfügt über ein besonderes Alleinstellungsmerkmal. Die Software bietet Projektmanagement direkt in Microsoft Outlook. Damit ist auch die Zielgruppe klar: Microsoft-Anwender. Dennoch lässt die Software den Anwendern die Wahl, ob sie mit der Outlook-Erweiterung, der Web-App oder der Smartphone-App arbeiten möchten. Die Software bietet eine einfache Bedienung mit einem soliden Funktionsumfang. Insgesamt funktioniert InLoox mit fast allen Microsoft-Programmen, jedoch nicht mit Produkten anderer Anbieter.

7. Notion: Eine gute Wahl für Einzelpersonen, kleine Teams und Kreativschaffende

Notion ist eine cloudbasierte Software, die mit Notizen, Aufgaben und Datenbanken der Organisation dient. Sie steht Dir sowohl als Desktop-Version als auch als mobile-App zu Verfügung. Im Offline-Modus kann man die App jedoch nicht benutzen. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, eine umfangreiche Wissensdatenbank anzulegen. So geht Wissen innerhalb eines Teams nicht verloren. Für die Zusammenarbeit in Echtzeit ist Notion allerdings nicht ausgelegt. Das Programm verfügt über keinen integrierten Chat. Eine Zeiterfassung wird standardmäßig auch nicht angeboten.

Projektmanagement-Softwares bieten oft verschiedene Funktionen an. Aber welche sind wirklich wichtig?

Gerade für Handwerksbetriebe ist es wichtig, dass die Software über Funktionen zur Zusammenarbeit verfügt. So muss sowohl der Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten vor Ort auf der Baustelle als auch die Kommunikation mit dem Büro gewährleistet sein.

Ein weiterer wichtiger Punkt für Handwerker ist eine mobile App. Das Projektmanagement-Tool kann noch so gut sein, wenn man es auf der Baustelle nicht nutzen kann, bringt es wenig.

Weitere wichtige Funktionen für die Baubranche sind digitale Dokumente und Formulare sowie die Möglichkeit der Baustellendokumentation. Mit digitalen Dokumenten gehen keine Informationen mehr verloren. Außerdem können Kunden wichtige Meilensteine direkt unterschreiben. Mit der Baustellendokumentation lässt sich das Geschehen auf der Baustelle lückenlos nachvollziehen und bei unberechtigten Mängelrügen schnell die Schuld von sich weisen.

Viele Projektmanagement-Softwares haben ähnliche Funktionen. Aber die Details machen am Ende den Unterschied. Es ist wichtig, eine Software zu wählen, die gut zu Dir, Deinem Team und Deinem Bedarf passt. Craftnote zum Beispiel ist genau auf die Bedürfnisse von Handwerkern zugeschnitten. Die Software bietet alles, was man braucht, um die Prozesse in Handwerksbetrieben zu digitalisieren, damit man sich auf die wirklich wichtigen Arbeiten konzentrieren kann. Für andere Unternehmen bieten die anderen Projektmanagement-Softwares eine gute Auswahl. Wichtig ist, dass Du Dir genau überlegst, was Du benötigst, bevor Du Dich für eine Software entscheidest.