Effektiv und effizient in den Tag starten

In dieser Folge des DigiGuide erklärt Dir unser Experte Udo Herrmann, Schreinermeister, Buchautor und Erfolgstrainer im Handwerk, wie Du mit Deinem Betrieb effektiv in den Tag startest. Denn, wenn morgens sein 12-Mitarbeiter-Betrieb das Büro in Richtung Baustelle verlässt, muss jeder wissen, was er zu tun hat. Möglich macht das Herrmanns Auftragsmappen-System, mit dem Rückfragen, Fehler, Suchzeiten, unnötige Wege und mangelnde Dokumentation sowie Kommunikation vermieden werden können – kurz gesagt unnötige Kosten. In den Mappen sind alle wichtigen Informationen über Kunde und Auftrag enthalten. Wie das System funktioniert und was Du bei der Umsetzung beachten musst, erfährst Du im Folgenden.
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Was Du in dieser Lektion lernen wirst:

Es fängt beim allerersten Kundenkontakt und dem Fragebogen an

Schon beim ersten Kundenkontakt gilt es möglichst viele Informationen über den Kunden und seine Wünsche herauszufinden, um optimal vorbereitet zu sein. Dafür hat Herrmann in seiner Auftragsmappe einen Fragebogen entworfen, der meist am Telefon abgearbeitet wird. Darauf sind einfache Fragen wie

  • nach der Wohn- und Baustellenadresse,
  • anderen beteiligten Gewerken,
  • zuständigen Bauleitern und Architekten
  • oder dem gewünschten Ausführungstermin enthalten.

Dieser ist wichtig, um direkt zu klären, ob in der gewünschten Zeit überhaupt Kapazitäten vorhanden sind. Außerdem musst Du wissen, wie Deine Mitarbeiter am besten auf die Baustelle gelangen und ob diese bestimmte Eigenschaften aufweist, wie zum Beispiel Altbau oder Neubau bei Wohnungen. Nur mit diesen Informationen lässt sich eine optimale Beratung des Kunden und Vorbereitung der Arbeit bewerkstelligen.

Extra Frageblatt für neue Mitarbeiter

Kommen neue Mitarbeiter hinzu oder sollen Unklarheiten bei der Abfrage des Kunden vermieden werden, lohnt sich ein zusätzliches Blatt mit offenen Fragen. Dieses dient als Gedankenstütze für Mitarbeiter, um wirklich alle nötigen Informationen vom Kunden für den nächsten Auftrag zusammenzutragen. Die beiden genannten Fragebogen mit samt den Antworten bilden das Deckblatt für die Auftragsmappe jedes Mitarbeiters. Zudem werden die Blätter digital abgespeichert und in das Büro gehängt, damit jeder sofort Zugriff hat.

Listen für Arbeitsanweisungen und Material sind unabdingbar

Nach den ersten Seiten kommen Arbeitsanweisungen, die aus den Leistungsvorschlägen des Handwerksbetriebes abgeleitet sind. Nach Belieben können die Anweisungen individuell auf bestimmte Mitarbeiter angepasst werden, falls speziellere Aufgaben nötig sind. Neben den Arbeitsanweisungen reihen sich Materiallisten ein, um fehlendes Werkzeug und Material auf der Baustelle zu vermeiden. Hier sollte darauf geachtet werden, dass Mitarbeiter nur Datum und Menge eintragen müssen, damit es so übersichtlich wie möglich gestaltet wird.

Skizzen, Aufmaße und Arbeitszeiterfassung per QR-Code

Wichtig in der Auftragsmappe sind außerdem Skizzen und Aufmaße der Baustelle, falls diese schon im Voraus angefertigt worden sind. Besonders ist bei Udo Herrmann zudem die Arbeitszeiterfassung. Erfasst wird sie nämlich per QR-Codes auf einem weiteren Blatt in der Auftragsmappe. Dabei gibt es Codes für den Kunden an sich und für bestimmte Arbeitsschritte. So können Arbeitszeiten genauer erfasst werden und für die Nachkalkulation herangezogen werden. Der Mitarbeiter scannt morgens mit seinem Smartphone den QR-Code des Kunden, um sich einzuloggen und beendet den Vorgang, wenn er Feierabend macht. Die Arbeitszeiterfassung ist übrigens nun auch in der Craftnote Handwerker App möglich.

Umgesetzt sieht das System von Experte Udo Herrmann dann wie folgt aus

Die Mitarbeiter schauen über ihren Outlook-Kalender was für den Tag oder in der Woche ansteht, nehmen sich darauf die passende Auftragsmappe und fahren dann informiert und gut vorbereitet zur Baustelle. Wichtig ist aber, möglichst viele Informationen beim ersten Kundenkontakt abzufragen und sicherzustellen, dass diese auch beim Mitarbeiter ankommen.

Bei Rückfragen zum Thema, nutze einfach die angegebenen Kontaktmöglichkeiten von Udo Hermann.