Digitale Unterschrift im Handwerk: Unterschreiben leicht gemacht

Die digitale Unterschrift oder auch digitale Signatur basiert auf einem technischen Prozess, mit dem Dokumente digital unterzeichnet werden können.

Digitale vs. elektronische Unterschrift

Bei der digitalen Unterschrift handelt es sich um eine Art der elektronischen Signatur. Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet, um den Prozess zu beschreiben, bei dem eine Person ein Dokument elektronisch unterschreibt. Die Bedeutung der beiden Begriffe kann sich jedoch unterscheiden. Die digitale Unterschrift bezieht sich auf den technischen Vorgang, mit dem ein Dokument mit einem Zertifikat versehen und verschlüsselt wird. Bei der elektronischen Unterschrift handelt es sich um einen rechtlichen Begriff, der beschreibt, wie eine Unterschrift und die Verifikation eines Dokuments rechtssicher funktionieren können.

Die Frage, ob eine digitale Unterschrift rechtsgültig ist, lässt sich grundsätzlich mit Ja beantworten. Die rechtliche Grundlage für elektronische Unterschriften und Transaktionen bietete IDAS-Verordnung. Diese Verordnung, kurz für electronic Identification, Authentication, and trust Services, legt einheitliche Standards innerhalb der EU für “Elektronische Identifizierungen” und “Elektronische Vertrauensdienste” fest. Dabei wird zwischen drei Arten elektronischer Signaturen, die jeweils unterschiedliche Sicherheitsniveaus und Anwendungsmöglichkeiten bieten, unterschieden:

Einfache elektronische Signatur (EES)

Merkmale: Eine EES ist die grundlegendste Form der elektronischen Unterschrift. Sie kann beispielsweise eine digitale Version einer handschriftlichen Unterschrift oder ein markiertes Kästchen in einem Online-Formular sein.

Anwendungsbereich: Aufgrund ihrer Einfachheit wird die EES typischerweise für alltägliche Transaktionen verwendet, bei denen das Risiko und die Anforderungen an die Sicherheit eher gering sind, z.B. AGBs, Arbeitsverträge oder Kostenvoranschläge.

Rechtliche Anerkennung: Die EES hat eine grundlegende rechtliche Anerkennung, allerdings mit eingeschränkter Beweiskraft im Vergleich zu fortgeschritteneren Signaturen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Merkmale: Eine FES bietet bereits ein höheres Sicherheitsniveau. Sie ist eindeutig einer Person zugeordnet und ermöglicht deren Identifikation. Änderungen am Dokument nach der Signierung sind nachweisbar.

Anwendungsbereich: Für Dokumente und Transaktionen, die ein höheres Maß an Sicherheit und Verifizierbarkeit erfordern, ist die FES die bevorzugte Wahl. Beispiele dafür wären Gesellschaftsverträge, Urheberrechtsverträge oder Sozialversicherungsdokumente.

Rechtliche Anerkennung: Sie genießt eine breite rechtliche Anerkennung, jedoch nicht in dem Maße wie die qualifizierte elektronische Signatur.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Merkmale: Die QES repräsentiert das höchste Sicherheitsniveau elektronischer Signaturen. Sie wird ausschließlich von einem zertifizierten Anbieter ausgestellt, der die Identität des Unterzeichners umfassend verifiziert hat, und basiert auf einem qualifizierten Zertifikat.

Anwendungsbereich: Diese Signaturform ist für hochsensible Transaktionen und Dokumente gedacht, bei denen es auf maximale rechtliche Verbindlichkeit und Sicherheit ankommt. Beispiele dafür sind Bankkontoeröffnungen, elektronische Patientenakte oder amtliche Geschäfte wie die Anmeldung im Handelsregister.

Rechtliche Anerkennung: Eine QES ist einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und überall in der EU rechtlich anerkannt, was sie zur sichersten und verbindlichsten Option macht (vgl. Artikel 25 Abs. 2 eIDAS-Verordnung).

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass digitale Signaturen je nach Typ unterschiedliche Sicherheitsstufen und rechtliche Gewichtungen haben. Während alle drei Arten von Signaturen in der EU anerkannt sind, bietet die qualifizierte elektronische Signatur die höchste Rechtsgültigkeit und ist mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen. Durch die Nutzung kryptografischer Verfahren wird zudem sichergestellt, dass die Identität des Unterzeichnenden zweifelsfrei festgestellt und die Unveränderlichkeit des Dokuments garantiert werden kann. Damit sind digitale Signaturen ein robustes Mittel, um Authentizität in der digitalen Kommunikation und bei rechtlichen Transaktionen zu gewährleisten.

Für Verträge, die der Formfreiheit unterliegen, kannst Du die einfache elektronische Signatur nutzen. Das gilt, wenn Verträge auch mündlich oder per Handschlag geschlossen werden können.

Die einfache Signatur reicht aus, um Dokumente unterzeichnen zu lassen, bei denen es um ein geringes Haftungsrisiko geht. In diesem Fall müssen keine besonderen technischen Anforderungen erfüllt werden. Beispielsweise für Kostenvoranschläge oder Auftragsbestätigungen kannst Du diese Form nutzen. Bei einer einfachen elektronischen Signatur kann es sich zum Beispiel um eine eingescannte und ins Dokument eingefügte Unterschrift oder einen Schriftzug auf einem Tablet handeln.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur enthält eine Verschlüsselung und wird über eine Software getätigt. Sie wird eingesetzt, wenn es um kalkulierbares Haftungsrisiko geht und keine Schriftform erforderlich sein muss. Dazu zählen zum Beispiel unbefristete Arbeitsverträge, Angebote oder Rechnungen.

Für Dokumente, die in Schriftform vorliegen müssen, eignet sich die qualifizierte elektronische Signatur. Bei Aufträgen von öffentlicher Hand, bei denen häufig strengere Anforderungen gelten, oder auch bei Beurkundungen und amtlichen Dokumenten findet diese Form der Unterschrift ihren Einsatz.

Schriftverkehr lässt sich in einem Handwerksbetrieb nicht vermeiden. Die Einführung und Verwendung von digitalen Unterschriften tragen dazu bei, den Papierverbrauch zu reduzieren, Zeit einzusparen und die Effizienz zu steigern. Das digitale Unterzeichnen wird damit zu einem grundlegenden Werkzeug im modernen Betriebsalltag und bringt folgende Vorteile:

• Einsparung von Papier und damit weniger Zettelchaos

Der Einsatz einer digitalen Lösung wirkt dem Zettelchaos entgegen. Einzelne Papiere können so nicht mehr verloren gehen. Weil alle Dokumente digital gespeichert sind, gibt es weniger Durcheinander. Gewährleistet wird eine strukturierte und zuverlässige Ablage. Zusätzlich trägt ein Betrieb durch den geringeren Papierverbrauch dazu bei, Ressourcen zu schonen. Die Kosten für Papier, Tinte und den Drucker können eingespart werden.

• Mobile Einsatzmöglichkeit und Verfügbarkeit in Echtzeit

Mitarbeiter, die auf Baustellen und Montage fahren, können auf die erstellten Dokumente zugreifen. Von unterwegs lassen sich die benötigten Dokumente digital unterzeichnen. Und im Büro haben die Kollegen in Echtzeit Zugriff auf die unterschriebenen Dokumente. Durch eine digitale Lösung sind die hinterlegten Dokumente jederzeit für alle Beteiligten abrufbar.

• Zeitersparnis

Durch die mobile Einsatzmöglichkeit und die Verfügbarkeit in Echtzeit sparen sich Mitarbeiter die Wege zwischen Baustelle und Büro. Die Papiere müssen also nicht erst noch im Büro abgegeben und von dort aus weiterverarbeitet werden. Dadurch werden etwa die Auftragserteilung oder die Abnahme erleichtert. Das Einscannen, Ausdrucken, Kopieren und auch Versenden von Dokumenten entfällt. Weil sich die Prozesse auf diese Weise beschleunigen, lässt sich die Bearbeitungszeit verkürzen.

• Bessere Lesbarkeit über Jahre hinweg

Auch über Jahre hinweg bleibt die digitale Unterschrift erhalten. Während handschriftliche Unterzeichnungen auf Papier mit der Zeit verblassen können, sind elektronische Unterschriften immer lesbar.

Wird im Betrieb mit Zetteln gearbeitet und liegen etwa Auftragserteilungen, Servicerapporte oder andere Dokumente in Papierform vor? Dann werden Unterschriften analog mit Stift auf das entsprechende Papier gesetzt. Mit dem Umstieg auf eine Online-Lösung wird der Prozess digitalisiert. Um das digitale Unterschreiben zu ermöglichen, existieren eigenständige Softwarelösungen.

Es gibt aber auch spezielle Softwares für Handwerker, die eine Funktion zur digitalen Unterschrift enthalten. Ein Beispiel dafür ist Craftnote. Mit dem Smartphone oder Tablet können sich Handwerker beim Kunden vor Ort beispielsweise die Erledigung eines Auftrags oder die Erweiterung oder Änderung eines bestehenden Auftrags bestätigen lassen. Die digitale Unterschrift wird dazu einfach unter das entsprechende PDF gesetzt.

Zusätzlich bietet die digitale Lösung weitere Funktionen, wie die Erstellung von Dokumenten von unterwegs, einen PDF-Scanner sowie eine Dateiablage. Dadurch sind die Dokumente alle an einem Ort gespeichert, das Projekt wird auf der Baustelle abgenommen und die zugehörigen Dateien können noch vor Ort zum Projekt hinzugefügt werden. Alle wichtigen Informationen liegen dann digital für alle Beteiligten vor. So können Mitarbeiter die Dokumente direkt vom Büro aus erfassen.

Die Anwendung der digitalen Unterschrift im handwerklichen Betrieb eröffnet eine beschleunigte Abwicklung von Geschäftsprozessen und erleichtert den Übergang zum papierlosen Betrieb. Mit einer speziellen Softwarelösung für Handwerker lassen sich alle Dokumente digital organisieren. Mitarbeiter, die auf Montage sind oder sich auf Baustellen befinden, können Dokumente zeit- und ortsunabhängig aufrufen und via Smartphone oder Tablet vom Kunden unterzeichnen lassen. Die Unterschriften liegen dann in Echtzeit auch den Mitarbeitern im Büro vor. Das Einholen digitaler Unterschriften geht schnell, ist damit zeitsparend und außerdem rechtsgültig.