Was ist eine Plantafel und wie wird sie in Unternehmen eingesetzt?

Jeder Betrieb verfolgt das Ziel, die vorhandenen Ressourcen optimal und effizient zu nutzen. Der Einsatz einer Plantafel hilft dabei. Mit ihr visualisieren Unternehmen Abläufe und Termine. Es entsteht ein Überblick über den zeitlichen Ablauf, die Aufgaben und die Auslastung der Ressourcen.

In der Regel unterteilt sich eine Plantafel in Zeilen und Spalten. Die Spalten zeigen den Zeitverlauf beispielsweise in Tagen, Wochen und Monaten. Die Zeilen bilden Projekte sowie die zugeteilten Mitarbeiter und Ressourcen ab. Zum Beispiel kennzeichnen unterschiedliche Farben die jeweiligen Kategorien.

Es existieren verschiedene Arten von Plantafeln. Dazu zählen:

Kfz-Plantafel: Mit ihr organisieren Autowerkstätten unter anderem Werkstatttermine sowie Reparatur- und Wartungsaufträge. Mitarbeiter sehen, welche Arbeiten noch anstehen, wann welches Fahrzeug fertig sein soll und eventuell auch welche Werkzeuge und Hebebühnen frei sind. Produktionsplantafel: Sie visualisiert einen Produktionsplan und hilft so dabei, Produktionsaufträge zu planen und zu steuern. Es ist zu erkennen, welche Arbeitsschritte notwendig sind, wer dafür zuständig ist und welche Maschine dafür eingesetzt wird. Freie Ressourcen und der Fortschritt des Auftrags sind sichtbar. Feinplanungsplantafel: Damit sind besonders detaillierte Planungen möglich. Die Feinplanung konzentriert sich auf einen kürzeren Zeitraum über Stunden oder wenige Tage und bildet sämtliche Schritte ab.

Für viele Unternehmen sind Plantafeln ein wichtiges Hilfsmittel für die Planung von Projekten, Ressourcen und Personaleinsätzen. Eine gut durchdachte Planung bildet die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf. Der Einsatz einer Plantafel bietet z. B. diese Vorteile:

Eine Plantafel bündelt alle Informationen an einem Ort. Arbeiten, die Zuteilung von Mitarbeitern zu bestimmten Aufgaben und Fristen sind klar zu erkennen. Plantafeln machen schnelle Änderungen und Anpassungen möglich. Auslastungen und freie Kapazitäten und Ressourcen werden sichtbar. Abhängigkeiten von Aufgaben können visualisiert werden. Mögliche Verzögerungen oder Engpässe zeigen sich frühzeitig. Der aktuelle Stand lässt sich jederzeit ablesen und die Arbeitsabläufe überwachen.

Plantafeln sind vielseitig einsetzbar und finden Verwendung in verschiedenen Arbeitsbereichen. Je nach Branche variieren die Prioritäten und Anforderungen. So zum Beispiel hier:

Im Handwerk werden Plantafeln zur Planung von Aufträgen eingesetzt. Handwerksbetriebe planen damit Mitarbeiter und ihre Aufgaben ein und organisieren den Einsatz von Maschinen und Werkzeugen. In der Produktion und Fertigung erstellen und überwachen Betriebe Produktionspläne und koordinieren die Auslastung der Maschinen. So lässt sich dann beispielsweise die Produktivität der Herstellungsprozesse erhöhen. Bauunternehmen verwenden Plantafeln, um ihre Bauprojekte zu planen. So lassen sich die verschiedenen Projektphasen und die Arbeiten der Gewerke darstellen. Auch der Einsatz von Mitarbeitern, Maschinen und Materialien wird sichtbar. In der Gastronomie hilft die Plantafel besonders bei der Personaleinsatzplanung. Schichtpläne können ebenso abgebildet werden wie Events und Reservierungen.

Eine Plantafel ist ein nützliches Werkzeug, wenn die eingegebenen Daten vollständig, aktuell und korrekt sind. Die Informationen müssen also konstant gepflegt und aktualisiert werden. Ansonsten kommt es zu fehlerhaften Planungen, Über- oder Unterlastungen der Mitarbeiter. Krankheitsfälle oder andere Fehlzeiten erfordern ein schnelles Reagieren.

Um wirklich aussagekräftig zu sein, benötigt die Plantafel also Echtzeitdaten. Sind die Daten gut gepflegt, beinhalten Plantafeln eine Vielzahl an Informationen.

Durch diese Fülle können Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, die relevanten Informationen zu erfassen. Zur besseren Übersicht hilft eine Möglichkeit zum Filtern.

Es gibt Plantafeln, die im Büro stehen. Die Projekte samt der zu erledigenden Aufgaben bildest Du an der Tafel ab. Zusätzlich fügst Du zum Beispiel Mitarbeiter, Ressourcen und Materialien hinzu. Mithilfe von Stecknadeln oder Magneten verschiebst Du die einzelnen Elemente bei Bedarf. Änderungen sind schnell umgesetzt, können jedoch nicht jederzeit abgerufen werden. Eine analoge Plantafel beansprucht viel Platz und stößt gleichzeitig recht schnell an ihre Kapazitätsgrenzen für neue Einträge.

Eine digitale Plantafel wie von Craftnote ist von verschiedenen Endgeräten nutzbar. Am PC lassen sich Projekte einfach anlegen. Mit dem Smartphone oder Tablet kannst Du Änderungen auch direkt von der Baustelle vornehmen. Vorab fügst Du Projekte, Aufgaben, Mitarbeiter oder auch Fahrzeuge, Maschinen und Materialien hinzu.

Einzelne Elemente weist Du dann den jeweiligen Tagen zu und kannst sie bei Bedarf via “Drag & Drop” verschieben. Es entsteht eine Übersicht über die Projekte und den Fortschritt. Freie Kapazitäten und Ressourcen werden ebenso sichtbar wie Fehlzeiten durch Krankheit oder Urlaub. Mitarbeiter sehen jederzeit, auf welcher Baustelle sie wann und mit wem eingesetzt werden.

In einer modernen Geschäftswelt ersetzen digitale Plantafeln physische Modelle. Auf Veränderungen und schwankende Auftragslagen reagieren Betriebe flexibel, indem sie ihre Planung an die Gegebenheiten anpassen. Weil Betriebe so alles im Blick haben, sind sie auf der sicheren Seite. Digitale Plantafeln erleichtern den Informationsaustausch und die Kommunikation. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit einsehen, wann, wo und mit wem er eingesetzt ist. Das schafft Transparenz.