Arbeitszeiterfassung: Wie schreibt man einen Stundenzettel?

Bisher ist für das Schreiben des Stundenzettels noch keine Form vorgeschrieben. Deshalb können Betriebe selbst entscheiden, welche Variante sie für die Erfassung der Arbeitszeiten nutzen. Üblicherweise erfassen Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten selbst, etwa mit klassischen Stundenzetteln via Hand oder digital. Dazu stehen zum Beispiel folgende Lösungen zur Verfügung:

Papierform

Auf Stundenzetteln in Papier tragen Mitarbeiter in der Regel Datum, ihren Namen sowie Beginn und Ende der Arbeitszeit ein. Die Gesamtstunden müssen Angestellte dann noch zusammenrechnen. Für Stundenzettel gibt es zahlreiche PDF-Vorlagen. Bei Bedarf notieren Handwerker noch Aufgaben und die dafür verwendeten Materialien. Den Vordruck nehmen Handwerker zu ihren Einsatzorten mit und bringen den ausgefüllten Stundennachweis ins Büro, wo Mitarbeiter ihn weiterverarbeiten. Dazu tippen sie die oft unleserlichen Handschriften ab und übertragen die Werte in den Computer.

Stechuhr

An einer festinstallierten Stechuhr oder Stempeluhr registrieren sich Arbeitnehmer beim Eintreffen und Verlassen des Arbeitsplatzes. Dazu verwenden sie je nach System beispielsweise eine Stempel- oder Chipkarte oder den eigenen Fingerabdruck. Die Stechuhr begrenzt die Arbeitszeiterfassung auf einen Standort. Computergesteuerte Systeme übermitteln die Informationen in eine Datenbank, von dort verarbeiten Mitarbeiter sie dann weiter.

Digitale Lösungen

Neben dem traditionellen Stundenzettel in Papierform und der Stechuhr gibt es auch digitale Lösungen zum Erfassen der Arbeitszeit. Jedoch gibt es hier große Unterschiede in Bezug auf Effizienz, einfacher Bedienbarkeit oder Überblick.

• Excel-Tabelle: Arbeitszeiten lassen sich auch mithilfe einer Software wie Excel erfassen. Mit dem Tabellenkalkulationsprogramm wird eine Datei mit Spalten und Zeilen erstellt. Dort pflegen Mitarbeiter dann manuell ihre Arbeits- und Pausenzeiten ein. Richtig eingestellt, rechnet das Programm aus, wie viele Stunden Arbeitnehmer gearbeitet haben. Bei Bedarf können auch Urlaubs- und Krankheitstage oder Aufgaben und Kunden eingestellt werden, die Beschäftigte vermerken. Die wachsende Datenmenge erschwert den Überblick.

• Softwarelösung: Eine Software ermöglicht eine Eingabe am Computer sowie die Zeiterfassung via App. Mit einer App auf dem Smartphone geht das am einfachsten. Dort tragen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten manuell ein oder betätigen eine Stoppuhr. Auch hier können bei Bedarf Aufgaben hinzugefügt werden. Manche Apps speichern die erfassten Zeiten automatisch auch bei fehlender Internetverbindung. Synchronisiert werden die Daten dann, sobald wieder ein Internetzugang vorhanden ist. Dann liegen die Informationen den Mitarbeitern im Büro in Echtzeit zur Weiterverarbeitung vor. Diese sind jederzeit und von überall aus zugänglich.

Möchte der Betrieb auf die digitale Arbeitszeiterfassung umsteigen, bietet Craftnote eine spezielle Software für Handwerker. Die dazugehörige App ermöglicht unter anderem eine schnelle und unkomplizierte Zeiterfassung direkt von der Baustelle. Craftnote reduziert den Aufwand für die Suche nach den relevanten Informationen und vermeidet Rückfragen bei schwer entzifferbaren Einträgen.

Einen Stundenzettel kannst Du also auf verschiedene Arten führen. Es gibt jedoch bestimmte Informationen, die für eine korrekte und vollständige Arbeitszeiterfassung immer relevant sind. Erfasst werden Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausenzeiten. Zusätzlich sind das Datum und der Name des Mitarbeiters aufzuführen. Möglich ist auch, dass Angaben zu den Aufgaben und zu den verwendeten Materialien. Abwesenheiten aufgrund von Urlaub, Krankheit oder Fortbildung können je nach System ebenfalls eingesehen werden.

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (Az. 1 ABR 22/21). Die Verantwortung dafür liegt bei den Arbeitgebern. Sie müssen gewährleisten, dass Arbeitszeiten tatsächlich und korrekt erfasst werden. Die Aufgabe, die Arbeitszeiten zu dokumentieren, können Arbeitgeber aber auch an ihre Mitarbeiter delegieren. Mehr zum Thema findest Du hier.

Um Arbeitszeiten zu erfassen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Unternehmen setzen verstärkt auf elektronische Zeiterfassung, denn die bietet viele Vorteile. Mit Craftnote gewinnen Handwerker Zeit für das Wesentliche. Die digitale Lösung ermöglicht Handwerkern, ihre Arbeitszeiten präzise und effizient zu erfassen. Dadurch werden Arbeitsabläufe insgesamt optimiert.