Alles über Stundenzettel für Handwerksbetriebe: Dein umfassender Leitfaden

Stundenzettel sind mehr als lästige Bürokratie. Sie schützen Dich und Deine Mitarbeiter: Sie belegen geleistete Arbeit für die Rechnungsstellung Sie sichern die Einhaltung des Mindestlohns Sie erfüllen gesetzliche Dokumentationspflichten Seit dem EuGH-Urteil vom Mai 2019 müssen Arbeitgeber in Deutschland ein System zur Arbeitszeiterfassung einrichten. Das Bundesarbeitsgericht hat dies im September 2022 bestätigt.

Ein vollständiger Stundenzettel enthält: Name des Mitarbeiters Datum Ort und Auftraggeber Arbeitsbeginn und -ende Tägliche Gesamtarbeitszeit Tipp: Füge Spalten für verwendetes Material hinzu, wenn Du nach VOB/B-Verträgen arbeitest.

Digitale Stundenzettel bieten klare Vorteile: Zeitersparnis durch automatische Datenübertragung Fehlerreduktion bei der Erfassung Einfache Auswertung und Weiterverarbeitung Platzsparende und sichere Aufbewahrung Aufbewahrungsfristen für Stundenzettel So lange musst Du Stundenzettel mindestens aufbewahren: Deutschland: 2 Jahre Österreich: 1 Jahr Schweiz: 5 Jahre Achtung: Aus steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gründen kann eine längere Aufbewahrung nötig sein. In Deutschland gilt für geschäftliche Unterlagen oft eine Frist von 6 bis 10 Jahren.

Die Dokumentationspflicht gilt für:

1. Geringfügig Beschäftigte (außer Minijobber im Privathaushalt)
2. Branchen mit erhöhtem Risiko für Mindestlohnverstöße, wie:

• Baugewerbe und Handwerk
• Gastronomie und Hotellerie
• Spedition, Transport und Logistik
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigung
• Messebau
• Fleischwirtschaft

BGB-Bauverträge:

• Änderungswünsche nach Vertragsabschluss sind hier nicht vorgesehen.
• Der Bauunternehmer ist nicht verpflichtet, diese zu akzeptieren und kann sie ablehnen.

VOB/B-Verträge:

• Im Gegensatz dazu muss der Bauunternehmer Änderungswünsche des Auftraggebers annehmen.
• Diese Regelung ermöglicht Dir, flexibel auf unvorhergesehene Situationen während des Bauprozesses zu reagieren.

Praxis-Tipp: VOB-Verträge bieten Dir mehr Spielraum, können aber auch zu Mehrkosten und Zeitverzögerungen führen, die neu verhandelt werden müssen. Lass Stundenzettel immer unterschreiben. Das stärkt Deine Position bei eventuellen Streitigkeiten.

Craftnote macht Deine Zeiterfassung einfach und effizient:

Zeiterfassung in der App: erfasse Deine Arbeitszeiten unkompliziert in der App. Dafür kannst Du entweder die manuelle Eingabe oder die Stoppuhr nutzen. Zeiterfassung via PDF: Du brauchst spezielle Anpassungen bei Deiner Zeiterfassung? Nutze dafür die Craftnote PDF-Vorlage und erweitere sie nach Deinen individuellen Ansprüchen.

Vorteile der digitalen Zeiterfassung Mit einer digitalen Lösung wie Craftnote sparst Du Zeit und Geld: Mitarbeiter erfassen Zeiten direkt auf der Baustelle Kein Papierchaos und vergeudete Arbeitszeit Automatische Erfassung aller Zeiten im System Berichte und Auswertungen per Mausklick als CSV oder Excel Einfache Weiterverwendung für Rechnungsstellung und Lohnbuchhaltung

Digitale Stundenzettel vereinfachen Deine Arbeit als Handwerker erheblich. Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler und erfüllen alle rechtlichen Anforderungen. Mit Craftnote hast Du ein leistungsstarkes Werkzeug an der Hand, das Deine Zeiterfassung optimiert und Dich bei der Einhaltung aller Vorschriften unterstützt.

Starte jetzt mit der digitalen Zeiterfassung und mache Stundenzettel zu Deinem Erfolgsgaranten! Dazu haben wir Dir die relevantesten Praxistipps übersichtlich zusammengefasst:

1. Digitale Stundenzettel mit Craftnote ausfüllen

• Erfasse bei der Registrierung oder später möglichst viele Firmen- und Projektdaten
• Vergib unter Projekt/Details eine Projekt-ID
• Erfasse alle Daten unter Ansprechpartner und Rechnungsadresse
• Wähle im jeweiligen Projekt unter Dateien/Vorlagen den Stundenzettel aus
• Klicke auf "Bearbeiten" – viele Felder sind bereits vorausgefüllt
• Ergänze fehlende Informationen direkt in der App oder am PC

2. Eigene digitale Formulare in Craftnote integrieren

• Logge Dich mit der Rolle "Inhaber" ein
• Gehe zu Einstellungen/Firmenvorlagen
• Lade Deine eigenen Dokumente hoch
• Finde und nutze die hochgeladenen Formulare in der Dateiablage der Projekte
• Erstelle einen eigenen Ordner in den Vorlagen für mehr Übersicht

3. Zeit sparen mit digitaler Zeiterfassung

• Nutze die Stoppuhr-Funktion direkt auf der Baustelle
• Erfasse alle Zeiten automatisch im Craftnote-System
• Verwende die Daten direkt für Rechnungsstellung und Lohnbuchhaltung

4. Rechtssichere Stundenzettel erstellen

• Erfasse alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen
• Halte Dich an die Aufbewahrungsfristen (mindestens 2 Jahre in Deutschland)
• Lass Stundenzettel vom Auftraggeber unterschreiben, besonders bei VOB/B-Verträgen
• Reiche Stundenzettel werktäglich oder wöchentlich ein

5. Optimiere Deinen Workflow

• Schule Deine Mitarbeiter in der Nutzung der digitalen Zeiterfassung
• Lege einheitliche Prozesse für die Zeiterfassung fest
• Überprüfe regelmäßig die Vollständigkeit und Korrektheit der Stundenzettel
• Nutze die automatischen Auswertungen für Projektcontrolling und Kapazitätsplanung

Mit diesen Praxistipps machst Du Deine Stundenzettel zu einem effizienten Werkzeug für Deinen Handwerksbetrieb. Du sparst Zeit, vermeidest Fehler und hast alle wichtigen Daten stets griffbereit.