4 Gründe, warum Du eine digitale Bauakte in Deinem Handwerksbetrieb nutzen solltest

Eine digitale Bauakte enthält alle wichtigen Informationen zu einer Baustelle oder einem Projekt und kann überall abgerufen werden. Egal, ob über Smartphone, Tablet, Laptop oder PC: Alle Infos, wie Rapportzettel, Mängellisten, Rechnungen usw., sind digital erfasst und gespeichert. So sind keine Aktenordner und Schränke nötig. Dabei wird die digitale Bauakte von einer Software bereitgestellt. Diese kann beispielsweise in Form einer App sein. Die Software sorgt von vornherein für ein sinnvolles Ordnungssystem.

Die digitale Bauakte kommt auf der Baustelle sowie im Büro zum Einsatz und soll somit eine optimale Verbindung zwischen beiden Bereichen schaffen. Das läuft meistens über eine App, die auf dem PC sowie auf mobilen Endgeräten funktioniert. Fallen Informationen an, die wichtig für die Baustellendokumentation und Organisation sind, werden diese direkt über die App erfasst und projektbezogen gespeichert. So entsteht eine nahtlose Synchronisation für alle beteiligten Handwerker. Daten müssen nicht per Hand in Aktenordner sortiert werden. Sie werden einfach mit wenigen Klicks in eine vorgefertigte digitale Ordnerstruktur eingefügt. Jeder am Projekt Beteiligte kann darauf zugreifen. Wichtig ist auch, die Handhabung möglichst einfach zu gestalten, um lange Einarbeitungszeiten zu vermeiden.

1. Du sparst Zeit durch optimierte Dokumentenverwaltung

Digitale Bauakten revolutionieren die Organisation von Dokumenten in Handwerksbetrieben. Dadurch, dass alle Dokumente und Informationen an einem digitalen Ort gespeichert sind, verbessern Betriebe die Sicherheit und reduzieren die Notwendigkeit physischer Lagerflächen. Ein weiterer Vorteil ist der schnelle und jederzeit mögliche Zugriff auf wichtige Dokumente wie Pläne und Verträge, was insbesondere auf der Baustelle von großem Wert ist. Bei Craftnote zum Beispiel gibt es Möglichkeit, die Projekt- und Ordnerstruktur selbst zu gestalten, was dabei hilft, die Übersicht zu bewahren. Durch eine integrierte Suchfunktion können schnell und einfach Kundeninformationen, Aufgaben und Chatverläufe durchsucht werden. Der von Dir festgelegte Projektstatus, zum Beispiel "in Bearbeitung", gibt Aufschluss über das Stadium, in dem sich ein Auftrag befindet. Dadurch sparst Du Zeit bei der Suche nach wichtigen Informationen und steigerst gleichzeitig die Effizienz.

2. Du hast Zugriff auf alle Informationen in Echtzeit

Die Möglichkeit, auf wichtige Projektinformationen in Echtzeit zugreifen zu können, ist ein weiterer Vorteil digitaler Bauakten. Egal ob auf der Baustelle oder im Büro, der sofortige Zugang zu aktuellen Daten ermöglicht eine bessere und effizientere Projektsteuerung. Besonders in schnelllebigen Projekten können Entscheidungen und Anpassungen schneller getroffen werden, was die Projektdauer verkürzt und die Kosten senkt.

3. Du kannst einfacher und schneller kommunizieren

Digitale Bauakten verbessern nicht nur den Informationsfluss, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten. Durch den Einsatz einer digitalen Bauakte können die verschiedenen Gewerke unabhängig davon, ob sie an bestimmten Tagen auf der Baustelle vor Ort sind, zusammenarbeiten. Dadurch, dass Infos in Echtzeit verfügbar sind, kann auch die Kommunikation ohne Verzögerungen stattfinden. So passieren weniger Fehler und alle Beteiligten sind immer auf dem neuesten Stand. Gerade in einer Branche, in der oft gleichzeitig auf mehreren Baustellen gearbeitet wird, ist es sehr wichtig, dass die Kommunikationswege so klar und effizient wie möglich gestaltet sind.

4. Du kannst die digitale Bauakte an Deine Bedürfnisse anpassen

Ein weiterer großer Vorteil digitaler Bauakten ist ihre Anpassungsfähigkeit. Unabhängig von der Größe Deines Betriebs oder der Komplexität Deiner Projekte lassen sich digitale Systeme anpassen, um wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Dies bedeutet, dass eine digitale Lösung einfach und unkompliziert mit dem Betrieb mitwachsen kann. Auch bei Craftnote kannst Du je nach Mitarbeiteranzahl die Anzahl Deiner Lizenzen ganz einfach anpassen. Dazu können digitale Bauakten so konfiguriert werden, dass sie spezielle Anforderungen wie unterschiedliche Zugriffsebenen oder erweiterte Sicherheitsmaßnahmen umfassen. Somit bieten sie eine langfristige Lösung, die sich anpassen lässt, ohne dass ständig neue Systeme eingeführt werden müssen.

Die Implementierung einer digitalen Bauakte in Deinem Handwerksbetrieb kann eine Transformation bewirken, die weit über einfache Verwaltung hinausgeht. Sie ermöglicht verbesserte Projektsteuerung, effizientere Teamkommunikation und die Flexibilität, mit den sich ändernden Anforderungen Deines Betriebs zu wachsen. In einer Zeit, in der die Digitalisierung in allen Branchen voranschreitet, stellt die Einführung digitaler Bauakten einen entscheidenden Schritt dar, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Betriebsabläufe zu optimieren.